5 conseils pour faire un reporting bien ficelé
Après votre café du lundi matin en compagnie de vos collègues, une tâche plus cartésienne s’impose : faire un reporting client sur le mois qui s’est écoulé.
Mais comment créer un reporting clair, et l’exploiter comme un véritable outil de pilotage, pour prouver que votre équipe a mené à bien ses missions ? Grâce à un tableau de bord clair, concis et performant !
Avoir des bonnes performances ne suffit pas : il vous savoir les utiliser et les comprendre pour montrer la plus-value de votre travail aux décideurs du projet. Découvrez comment faire un reporting rempli d’indicateurs pertinents, et qui deviendra un outil décisionnel pour votre projet client.
Conseil n°1 - N’abusez pas des KPI
KPI est l’acronyme de Key Performance Indicator, soit “indicateurs-clés de performance”. Il s’agit de métriques qui vous permettent de mesurer et piloter vos actions digitales, et facilitent la prise de décision. Toutefois, ce n’est pas la peine de noyer le destinataire du reporting sous les chiffres : limitez-vous à 4 ou 5 KPI.
Définissez vos KPI pertinents et opérationnels en amont, de façon cohérente par rapport à vos objectifs : notoriété, développement du portefeuille client, fidélisation... Ces chiffres vous permettent de suivre l’évolution de votre plan d’action et d’analyser les points d’amélioration pour la période suivante. Votre reporting doit être un outil d’aide à la décision !
Conseil n°2 - Expliquez vos chiffres
Vous avez développé votre taux d’engagement de 20% sur les réseaux sociaux : bravo, quel reporting social ! Mais, au fond, est-ce que vos interlocuteurs comprennent l’impact de ce chiffre ? N’est-ce pas pour eux quelques clics de plus sur une publication créée par un énième Community Manager ?
Dans ce cas précis, le plus simple est de montrer les conséquences de ce taux d’engagement sur votre reporting mensuel. Armez-vous de Google Analytics ou de votre CRM, et expliquez qu’en suivant le tunnel de conversion, on voit que ce taux d’engagement a aussi entraîné un accroissement de 2% des demandes de devis de la semaine dernière ! Des sources de données ne sont que des chiffres si elles ne sont pas contextualisées, rationalisées et expliquées.
Conseil n°3 - Le choix de l’esthétique
Un joli support donnera toujours plus envie d’être lu qu’un mail brouillon ! Vous pouvez commencer à collecter vos chiffres sur tableur, dans un fichier Excel, mais prenez le temps ensuite de créer une belle présentation PowerPoint, pour une lisibilité et une visualisation optimales.
Établissez des catégories distinctes, ajoutez des pictogrammes et des images pour illustrer les thématiques, ou insérez des graphiques pour illustrer les évolutions sur votre reporting. Une hausse constante de votre taux de conversion sur les six derniers mois sera plus impactante via un graphique que via un tableau ! Valoriser ses résultats, c’est aussi réfléchir à la façon de les présenter pour qu’ils soient vus, compris et assimilés, pour aider au pilotage du projet.
Conseil n°4 - Impliquez les équipes
L’implication de vos équipes peut se faire à plusieurs niveaux. Si votre reporting est présenté à l’oral, n’oubliez pas de créer un échange avec les personnes qui vous écoutent et encourager les questions. Vous êtes en train de leur donner un bilan d’action : ont-ils des remarques, des idées ? L’idée est de ne pas faire une présentation statique et unilatérale.
Certaines tâches peuvent être individuelles. N’hésitez pas à complimenter vos top performers dans le reporting : vous valorisez ainsi leur travail, leur apportez de la reconnaissance et leur donnez une petite raison supplémentaire de travailler d’avantage ! (Attention toutefois à créer une émulsion positive et non une compétition trop importante entre les équipes.)
Votre outil de reporting doit également vous permettre de partager aisément en interne des tableaux de bord qui se mettent automatiquement à jour au quotidien. Ainsi, chacun peut faire son reporting hebdomadaire s’il le souhaite, puis participer au reporting de l’activité globale sur une plus longue période.
Conseil n°5 - Retour vers le futur
Vous avez établi un bilan de performances. Maintenant, qu’allez-vous faire ? N’oubliez pas d’exploiter les données pour construire une stratégie pour l’avenir.
Vous avez remarqué une nouvelle tendance sur les comportements de l’internaute ? Dites-le dans votre reporting !
Google a mis à jour son algorithme ? Expliquez comment vous allez l’exploiter pour vous démarquer de vos concurrents !
L’ère numérique évolue tous les jours : n’hésitez pas à inclure une petite rubrique de veille sur les évolutions contextuelles des outils de communication ou de suivi, pour que votre culture web soit toujours à jour.
Faire un reporting vraiment efficace, c’est montrer que votre plan d’action est réfléchi, mesurable, cohérent et innovant. Votre stratégie devient alors crédible, et même vos clients les plus réticents seront enthousiastes si vous montrez en quoi ces indicateurs de performance sont positifs, et augmentent le chiffre d’affaires de leur projet.
