Au secours, les équipes ne croient pas en mon plan !

Au secours, les équipes ne croient pas en mon plan !

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Vous avez établi un super plan pour ce nouveau projet d’un client. Beaucoup de détails, beaucoup de documentations, et tout devrait être ok pour respecter la deadline imposée par le client. Mais maintenant que les équipes ont commencées à travailler sur le projet, les choses se gâtent : elles n’en font qu’à leur tête et ne prêtent pas attention à votre plan. À vrai dire, lorsque vous leur avez présenté, votre plan leur a paru complètement irréaliste. La situation est tendue et vous ne savez pas combien de temps vous allez encore pouvoir tenir.

Ça vous semble familier ? Peut-être avez-vous pu observer cela dans un projet où vous étiez chef de projet digital, ou même lorsque vous faisiez partie des équipes sollicitées sur un projet. Voici quelques signes avant-coureurs de ce genre de situation :

  • Les équipes se plaignent des délais
  • Les différentes tâches ne sont pas terminées à temps, voir pire : pas du tout
  • Des tâches sont en cours alors qu’elles ne figurent même pas dans votre plan (allez savoir pourquoi…)
  • Vous mettez la pression aux équipes mais elles semblent totalement indifférentes
  • Les heures sup’ se multiplient
  • Le moral des équipes est en baisse et votre confiance en vous prend cher.

Si vous remarquez ces signaux sur un projet sur lequel vous êtes responsable, et que vous ne faites rien, vous courrez de nombreux risques. Les deadlines ne seront pas respectées, et votre client n’aura plus confiance en vous (en gros ça veut dire moins de thunes pour votre agence, et donc adieu à l’augmentation que vous espériez négocier). Auprès des équipes, vous « gagnerez » la réputation d’être un mauvais chef de projet digital, et celles-ci traîneront du pied pour travailler sur vos futurs projets : vous entrez alors dans une boucle infernale.

Alors, qu’est-ce que je dois faire ?

Quand vous établissez un plan pour un projet, ce n’est pas vous qui assumez toutes les tâches. Vous êtes le chef d’orchestre, mais ce n’est pas vous qui jouez la musique. Ce sont les équipes qui sont derrière leur ordinateur à coder ce nouveau site que vous avez vendu une fortune à votre client.

Ce constat établi, reconnaissez auprès des équipes que votre plan n’était pas le bon (ok votre ego va en prendre un coup, mais c’est un mal pour un bien) et que vous avez besoin de leur aide pour mettre en place un plan digne de ce nom. Invitez ensuite les équipes à déterminer avec vous ce qui doit être fait pour atteindre les objectifs du projet, et combien de temps tout cela va prendre. Définissez des objectifs précis, mesurables, ambitieux, mais réalisables. Si votre plan et votre calendrier ont été totalement rejetés par les équipes repartez carrément de zéro, cela vaut mieux. Et faites-les avec la participation de toutes les personnes concernées, pour que cette fois-ci, elles croient enfin en votre plan et mettent toute leur énergie au travail.

Faites une liste précises tâches nécessaires à la bonne réalisation du projet

Une fois les équipes réunies, passez-en revue toutes les tâches à effectuer. N’oubliez jamais qu’une personne qui effectue un travail sera toujours plus en mesure que vous de déterminer ce qu’implique la réalisation d’une tâche, et le temps nécessaire pour y arriver. Laissez-les donc parler et vous dire comment venir à bout d’une tâche, et ce qu’il manquait dans votre plan initial. Comment la tâche se décompose-t-elle ? Ajoutez les sous-tâches à votre plan pour que tout soit bien précis et documenté : les équipes n’auront plus d’excuses pour ne pas suivre votre plan. En bref, faites confiance à vos experts et détendez-vous : tout va bien se passer.

Faites gaffe aux dépendances

Vous avez listé avec les équipes tout ce qui doit être fait. Maintenant, il est temps de mettre tout ça en place dans le calendrier. Mais attention aux dépendances : certaines tâches nécessitent qu’une autre soit terminée avant de les démarrer ! Encore une fois, sollicitez vos équipes pour vous aider à détecter ces dépendances et à les intégrer dans le calendrier. Voici ce qui doit être pris en compte :

  • Dans quel ordre les tâches doivent-elles être accomplies ?
  • Y a-t-il des tâches qui peuvent être exécutées en parallèle (histoire qu’une équipe n’attende pas inutilement sur une autre…)
  • Qu’est-ce qu’on peut commencer dès maintenant ?

Redemandez un feedback aux équipes

Voilà, vous avez pu obtenir auprès des équipes toutes les informations nécessaires pour établir votre nouveau plan. Mais vous avez été marqué par le fiasco total de votre précédent plan, donc cette fois-ci, vous faites tout pour que cette galère ne recommence pas. Demandez donc un dernier avis aux équipes quant à votre plan ! Si des zones d’ombre subsistent, n’hésitez pas à corriger ! Votre plan doit désormais être accepté de tous afin que tout le monde puisse commencer à travailler dans de bonnes conditions, et sans ronchonner.

Enfin, présentez votre nouveau plan à votre client, histoire que de vous assurer que celui-ci lui convient également !

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