Diagramme de Gantt iz not dead

Diagramme de Gantt iz not dead

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Un diagramme de Gantt, c’est un outil qui affiche le calendrier de votre projet de manière visuelle, pour vous permettre de gérer vos projets au mieux. Jusque-là on ne vous apprend rien, peut-être même que vous connaissez le diagramme de Gantt depuis vos années BTS. Oui, mais voilà, il y a le bon diagramme de Gantt et le mauvais diagramme de Gantt. Qu’est-ce qui fait la différence entre les deux ? La présence de certains éléments, que voici.

Les noms des tâches

Évident non ? Oui, mais c’est toujours bon de le rappeler. Le nom d’une tâche est sûrement l’élément le plus important. Donnez à chacune des tâches un nom clair, net et précis. Les noms de ces tâches doivent signifier quelque chose pour vous et vos équipes. Évitez le « tâche #14b » : rien qu’à voir le nom, ça donne envie de fuir.

La longueur des barres de tâches

Normalement, la longueur des barres de tâches se définit via votre outil de création de Gantt. La longueur de la barre indique la durée de la tâche, plus elle est longue, et plus du temps y sera accordé, et inversement. C’est souvent un des premiers éléments auquel on fait attention lorsqu’on regarde un diagramme de Gantt. On comprend en un coup d’œil quelles tâches vont prendre plus de temps que les autres. Soyez attentifs à la manière dont vous définissez la longueur de ces barres de tâches et faites-le avec le maximum de précision.

La durée des tâches

On vient de le voir, la longueur des barres de tâches représente le temps qui sera accordé à chacune des tâches, mais tout cela reste abstrait :  il s’agit surtout de comparer le temps accordé à une tâche par rapport à une autre. Pour rendre le tout plus concret et compréhensible, ajoutez sur le diagramme la durée en jours de chacune des tâches. C’est un élément essentiel pour les équipes (qui doivent, tout comme vous, planifier et gérer leurs temps). En plus, ça permet d’identifier rapidement les erreurs.

Les dates de début et de fin

Pour les équipes, voir des barres de couleurs, c’est cool, mais savoir à partir de quand ils devront commencer le travail, c’est mieux. Un bon diagramme de Gantt doit intégrer des dates de début et de fins. Ces dates peuvent être saisies manuellement, ou calculées automatiquement si vous disposez d’un outil de création de Gantt digne de ce nom. La deuxième option est préférable, car les dates se mettent automatiquement à jour lors de l’évolution du projet (en gros si vous passez plus de temps que prévu sur la tâche A, la date de début de la tâche B sera automatiquement recalculée, vous avez compris le principe).

Des groupements de tâches

Les projets peuvent parfois être difficile à gérer sur un diagramme de Gantt : il y a tellement de ligne qu’on n’y comprend plus rien. Dans ce cas de figure, l’idéal est de regrouper certaines tâches dans des groupes de tâches. On parle alors de tâche « parent », qui regroupe plusieurs tâches « enfants ». Ces dernières sont sous un niveau inférieur des tâches « parents ». L’ensemble des tâches « enfants » doivent être réalisées afin que la tâche « parents » soit bouclée.

Les liens entre les tâches

Un des gros intérêts d’un diagramme de Gantt, c’est qu’il permet de relier les tâches entre elles. On repère les dépendances d’une tâche par rapport à une autre. Une tâche X peut par exemple nécessiter qu’une tâche Y ait préalablement été terminées avant qu’on commence à y travailler. Surveillez bien ces dépendances, elles peuvent venir gâcher tout votre planning. Si vous repérez une tâche qui n’a aucune dépendance, vous pouvez y travailler dès maintenant pour vous en débarrasser, et peut-être ouvrir la voie pour la réalisation d’autres tâches.

Les noms des équipes

Kifèkwa ? C’est toujours bien de savoir, d’un seul coup d’œil, quelle équipe ou quelle personne travaille sur telle tâche. Pour cela, ajoutez les noms des équipes ou des personnes responsables d’une tâche directement sur le diagramme de Gantt. Vous éviterez les « ah bon ? mais je pensais que c’était machin qui s’occupait de ce truc ! ». Simple et efficace.

Des jalons

Des jalons définissent des dates clés dans un projet. Comme par exemple, la sortie d’une version bêta, le lancement sur le marché d’un produit, d’une opé presse etc.. Les jalons permettent aux équipes de rester motivé en atteignant des objectifs intermédiaires, et vous permettent à vous, chef de projet, de déterminer avec précision si votre projet évolue ou non en matière de délai.

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