Les sujets que vous feriez bien d'aborder dans votre réunion de kickoff

Les sujets que vous feriez bien d'aborder dans votre réunion de kickoff

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Dans tout projet, la réunion de kickoff (ou de lancement de projet pour les fervents francophones) est essentielle ! L’effort consacré à ce type de réunion peut dépendre du projet et de l’importance du client pour votre agence. La clé de la réussite de toute réunion de kickoff consiste à parcourir l’ensemble des exigences, des rôles de chacun, des rendus et des calendriers ! Tous ces sujets devront être discutés et faire l’objet d’un consensus. Voyons quels sont les différents sujets à inclure dans l’ordre du jour d’une réunion de kickoff pour que le projet se déroule dans les meilleures conditions.

Pourquoi ce projet ?

En tant que Chef de projet digital, vous devez avant toute chose faire démarrer la réunion de kickoff sur la question suivante : pourquoi ce nouveau projet est-il lancé ? Qu’il s’agisse du lancement d’un site web, d’une application, ou encore d’un film d’animation sur les dauphins militaires, il est important d’expliquer les causes du projet. Vous devez relater les idées et les préoccupations qui ont conduit à la réalisation du projet et expliquer les besoins et les attentes du client. Indiquez également l’importance et la priorité du projet pour votre client, tout comme pour votre agence : ces explications doivent pouvoir aider les équipes à attacher l’importance adéquate au projet, et à garantir que les ressources nécessaires seront allouées (cependant si le projet n’est important ni pour votre client, ni pour votre agence, évitez de trop insister là-dessus).

La présentation du cahier des charges

Le chef de projet doit détailler les différentes exigences du client ainsi que les specs ! Les attentes doivent être claires et comprises de tous. Le chef de projet doit également parler de procédures permettant d’apporter d’éventuelles modifications à ce cahier des charges. En effet, il n’est pas rare que les objectifs d’un projet soient modifiés au cours de celui-ci. Les équipes ont besoin d’être confiantes quant au fait que le chef de projet digital est bien conscient de ce phénomène, et que ces modifications feront l’objet d’une surveillance et d’un contrôle approfondis. Histoire d’éviter de tout redémarrer de zéro une fois les tâches des équipes terminées.

La présentation des équipes

Chacun des membres des équipes doit être présenté, et le chef de projet doit expliquer où et comment leur expertise sera utilisée dans le projet ! Cette présentation devra se faire en suivant l’ordre de déroulement des différentes tâches du projet : « D’abord gégé  le graphiste s’occupera de faire des avatars, puis Muriel la dev insérera ces avatars dans l’appli, puis Jean-Luc sera en charge de recetter l’appli etc… ». Ces présentations permettront d’introduire le déroulement des activités de façon plus concrète. Chaque personne peut d’ailleurs se présenter elle-même, sauf si des dizaines de personnes sont impliquées, dans lequel cas la chose prendrait trop de temps. Les différents membres de l’équipe peuvent ne pas se connaître, les présentations permettent donc de favoriser une bonne communication et une bonne coopération dans le projet.

Comment va se dérouler la communication quant au projet

Lors de ce kickoff, évoquez la façon dont les équipes peuvent communiquer entre elles, et expliquez comment donner ou recevoir des commentaires. Les décisions sont prises par le chef de projet, suite à des réunions avec les équipes. Le leadership appartient donc au chef de projet, mais cela doit se faire de manière collaborative avec les équipes. Une bonne prise de décision dépend d’une communication efficace entre les différents membres de l’équipe. Un petit rappel sur la bonne communication dans le projet n’est donc jamais de trop.

Et les conflits ?

Les conflits en entreprise, c’est inévitable (et en agence d’autant plus, n’est-ce pas ?). Le chef de projet doit donc aborder le sujet ouvertement. Les conflits peuvent avoir leurs bienfaits et apporter un véritable esprit critique quant au projet. Le chef de projet doit donc rappeler que les conflits, quand ils ne deviennent pas personnels, peuvent conduire à la prise de meilleures décisions. Les principes pour faire de ces conflits un apport dans le projet peuvent faire l’objet d’un rapide point par le chef de projet au cours de la réunion de kickoff.

Le calendrier du projet

Enfin, le chef de projet digital doit distribuer à chacun une ébauche du calendrier du projet, avec les différentes étapes et les dates de lancement. Discutez avec les équipes de ces différentes étapes qui permettront de mener à bien le projet. Passez en revue les deadlines et les jalons du calendrier et assurez-vous que les équipes soient bien en phase avec celles-ci. Si certaines étapes paraissent irréalisables aux yeux des équipes (deadlines beaucoup trop tôt etc..), revoyez celles-ci. Il est essentiel de parvenir à un consensus entre les possibilités de travail des équipes et les attentes du client. Sans un tel accord, inutile de commencer le projet.

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