Obtenir une approbation du client sans galérer pendant des mois

Obtenir une approbation du client sans galérer pendant des mois

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Avec votre agence web, vous avez chaque semaine à traiter de multiples dossiers en même temps. Votre mot d’ordre est alors : gagner du temps ! Mais comment parvenir à ne pas en perdre, quand vous galérez à obtenir l’approbation de vos clients sur certains sujets ? Besoin d’une validation sur un changement stratégique, de l’accord pour un BAT visuel ou de réponses sur certaines questions budgétaires ? Seulement voilà, sans leur approbation, vous êtes bloqués, devez retarder le projet et perdez donc un temps considérable. Pas facile de gérer vos dossiers clients, quand ils ne sont pas aussi disponibles que vous le souhaitiez ! Voici quelques astuces pour obtenir leur approbation en un rien de temps ?

1- Définir un cahier des charges avec votre client

Avant de commencer un quelconque projet, vous devez prendre le temps de comprendre les attentes et les exigences précises de votre client. Plus sa demande sera complète et comprise par votre équipe, moins vous perdrez de temps par la suite avec de multiples échanges. Faites-donc un brief complet, récoltez le maximum d’informations possibles et n’hésitez pas à rappeler les objectifs et les demandes énoncées, afin de pouvoir ôter le moindre doute sur certains points, avant la conception d’une stratégie de communication, d’un visuel précis, la planification d’un événement etc… Laissez-leur le temps de s’exprimer à propos de leurs avis et de leur vision du projet. Ils seront ravis de pouvoir constater que vous prenez leur demande à cœur.

2- Mettre à plat les différentes étapes du projet

Expliquez-leur de façon précise comment le projet va pouvoir se réaliser : quels documents doivent-ils vous fournir, à quels moments devront-ils vous apporter une approbation, combien d’ajustements et de modifications sont possibles… ? Plus vous serez transparent avant même le commencement du projet, moins il y a aura de risques que vous perdiez du temps par la suite. Mettez cependant en avant le fait qu’il sera toujours possible d’effectuer des révisions du projet si le client le souhaite, mais que cela se fera bien évidemment à un coût plus élevé.

3- Répondre aux multiples demandes d’un client

Vous avez un visuel à faire, le client souhaiterait avoir un fond bleu marine ou orange. Avant même d’avoir commencé à concevoir le visuel demandé, vous savez d’or et déjà que la couleur orange ne conviendra pas. Seulement voilà, au lieu d’envoyer valser la demande de votre client, faites ce qu’il demande ! Le client a en effet parfois besoin de s’en rendre compte par lui-même, afin de pouvoir écouter vos conseils. Réalisez donc les deux versions voulues, malgré votre propre avis sur la question. Vous serez étonné de constater que le client sera parfois en désaccord avec vous. L’important est qu’il soit satisfait, peu importe si vous trouvez que le rendu visuel n’est pas assez design ou que les couleurs ne correspondent pas. Faites-lui plaisir. Après tout, le client est roi !

4- Mettre en place un système d’échanges fréquents

Plus vous aurez de retours sur l’avancée de votre projet, plus il vous sera facile et rapide d’orienter les modifications vers les exigences du client. Faites-leur donc des rapports réguliers. Le client ne sera que plus ravi de constater votre engagement et votre sérieux. Il aura ainsi l’impression qu’il participe au projet et aux différentes prises de décisions. Il pourra également donner son avis sur les possibles changements de wording, de visuel ou de stratégie et apporter son avis sur le sujet. Vous pourrez alors faire les modifications en temps réel, collaborer avec lui et exposer les décisions les plus importantes. Les résultats ne seront que plus fidèles aux exigences premières du client. Google Drive, Hangouts, Telegram, réunions Skype… : de multiples moyens sont envisageables pour pouvoir échanger régulièrement et sans avoir à se déplacer pour autant.

À vous de jouer maintenant !

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