Partez en vacances l'esprit tranquille en briefant vos équipes !

Partez en vacances l'esprit tranquille en briefant vos équipes !

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Après de longs mois de travail acharné, vous ne rêvez plus que d’une seule chose : partir en vacances loin de votre lieu de travail, pouvoir mettre vos pieds en éventail et profiter du soleil ou vaquer enfin à vos occupations librement ! Malheureusement pour vous, votre esprit reste encore et toujours tourner vers vos clients et vos nombreux projets. Quelques semaines avant de prendre le grand départ, vous commencez à angoisser. L’excitation du départ imminent laisse maintenant place à l’angoisse. Comment votre équipe va-t-elle réussir à boucler les dossiers sans vous ? Comment réagiront-ils en cas d’urgence ? De multiples questions vous tourmentent. Alors, comment parvenir à confier votre bébé sans vous en soucier ? Nous vous listons quelques actions à faire avant de partir en vacances qui vous permettront de briefer vos équipes correctement et de pouvoir partir en vacances l’esprit aussi tranquille que léger !

Faites le point sur les dossiers en cours et les tâches à effectuer en votre absence

Faites le point sur vos dossiers en cours, sur leurs avancées, s’ils peuvent attendre votre retour ou doivent être traités de façon urgente… Pensez à consulter vos mails, à répondre aux questions envoyées, à gérer votre calendrier et à mettre en place un planning de tâches à faire. Effectuez une liste de tous les dossiers que vos collaborateurs auront à gérer en votre absence. Donnez-leur un ordre de priorité. Écrivez des instructions précises à suivre : actions à effectuer, tâches à faire, deadlines… et donnez-leur toutes les informations nécessaires pour pouvoir mener à bien l’ensemble de ces projets : coordonnées des clients, numéro en cas d’urgence, adresses des rendez-vous, personnes à recontacter… Déléguez certaines tâches que vous ne pourrez réaliser. Vous avez une équipe autour de vous pour vous aider, alors, profitez-en !

Briefez chacun d’entre eux

Si certains dossiers ne peuvent attendre votre retour, n’hésitez pas à les déléguer. Vous pourrez alors organiser une réunion avant votre départ pour les briefer au mieux. Laissez-leur la liste dressée pour plus de facilité, ainsi que toutes les informations indispensables au bon déroulement des projets. Mieux vous serez organisé, plus vous pourrez passer des vacances tranquilles, sans être stressé par l’avancée des projets. Votre équipe une fois bien briefée pourra ne faire que du bon travail.

Anticipez les possibles problèmes

Il n'est pas rare qu’arrive un petit changement de dernières minutes, un problème inattendu, une quelconque urgence… Prévoyez un rétro-planning pour permettre à votre équipe de les anticiper et de prendre le dessus sur la situation. Un problème anticipé est facile à rattraper !

Informez vos clients de votre absence

Eh oui, briefez votre équipe ne suffit pas. Vous devez également informer l’ensemble des personnes avec qui vous travaillez de votre future absence : clients, partenaires, prospects… Dites-leur de ne surtout pas s’inquiéter, que vous serez remplacé par une équipe sérieuse qui sera à leur écoute le temps de vos congés. Mettez également en place un message automatique sur votre répondeur de téléphone et votre boite mail, afin de les informer que vous ne pourrez répondre à leur message de telle date à telle date, mais que vous prendrez connaissance de leurs demandes dès votre retour. N’oubliez cependant pas d’indiquer les coordonnées d’une personne de votre équipe à contacter en cas d’urgence.

Et, enfin, PRO-FI-TEZ ! Les vacances sont faites pour vous relaxer et vous déconnecter de votre travail. Oubliez donc toute votre charge de travail habituel et passez un peu de temps pour prendre soin de vous. Hors de question de répondre à votre téléphone professionnel ou à vos e-mails, à moins qu’il ne s’agisse d’une inquiétante urgence. Vous pourrez ainsi vous reposer, recharger vos batteries et reprendre le travail plus léger que jamais.

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