Un sou est un sou : savoir gérer un budget

Un sou est un sou : savoir gérer un budget

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L’une de vos (nombreuses) attributions en tant que chef de projet digital est de préparer, puis, surtout, de respecter, les budgets. Une mission périlleuse, mais n’oublions pas que time is money. Le nerf de la guerre. Vous devez impérativement savoir budgétiser un projet et tout mettre en œuvre pour que ce prévisionnel corresponde aux coûts réels. Comment ? Allez, on est sympa, on lève le voile sur l’art de gérer son budget. Ouvrez grand vos oreilles, enfin, vos yeux.

Maths spé & co pour un budget au top

Le mot « budget » vous donne des sueurs froides ? Alors avant toute chose, on va poser les bases : pour arriver à gérer et à maîtriser un budget, il faut commencer par savoir le calculer. Le mettre en place. Le présenter. Il y a du taf, ça c’est sûr, et pas des moindres. Mais en prenant de bonnes habitudes, vous verrez que calculer un budget va devenir un automatisme, limite un jeu d’enfant. Si si, finger in the nose on vous dit. L’important est de vous organiser pour penser à tout. Absolument tout. Pour un budget calculé aux petits oignons, il faut déjà différencier les postes de dépenses : ressources humaines, matériel, frais indirects (comme les frais de gestion ou généraux). En gros, votre mission est d’estimer (pas facile, on sait) le temps de travail et les moyens nécessaires pour réaliser chaque phase du projet. C’est pourquoi le planning initial est si important, il permet de savoir combien de jours sont nécessaires à chaque phase de réalisation du projet et de les budgétiser : initialisation – lancement – conception – production – exploitation.

A partir de vos précieuses estimations, vous allez pouvoir calculer le coût de chaque tâche en appliquant la formule « durée d’une tâche x coût des personnes impliquées » (vous suivez toujours ? C’est bon, on n’est pas non plus dans du E=mc², un peu de concentration svp). Votre budget prévisionnel est quasi bouclé, à vous maintenant de bien le présenter dans le seul et unique, et ô combien précieux, cahier des charges. Votre bible. Votre bébé.

Suivi et contrôle pour veiller au grain

Ne relâchez pas trop la pression non plus. OK le prévisionnel est bouclé, mais maintenant, une autre partie est lancée : respecter le budget annoncé. Et là, on s’accroche, ce n’est pas le moment de blaguer. Il s’agit dans le fond d’une estimation, du coup, la plus grande vigilance est de mise pour coller au montant tout au long du projet. Pour y parvenir, vous allez devenir en quelque sorte le surveillant général. Pas de mystère, vous devez checker le temps passé sur chaque tâche et assurer un suivi quasi militaire en comparant régulièrement les estimations et le réel. Vos collaborateurs vont vous détester (un peu). Et surtout, n’oubliez pas de COMMUNIQUER. Que ce soit avec vos clients ou avec vos équipes. D’ailleurs, ces dernières sont pleinement concernées par le projet, il est donc tout à fait logique de les impliquer en amont, lors de la réalisation du prévisionnel, pour qu’elles partagent leur expérience et leur expertise et être ainsi au plus près de la réalité. Chaque partie est actrice, et des points réguliers vont permettre de suivre l’avancée du projet ainsi que celle du budget.

Petit conseil (après vous en faites ce que vous voulez) : sachez anticiper et soyez réaliste. Pour éviter les mauvaises surprises (et il y en aura, soyez en sûr), ayez toujours une ligne budgétaire dédiée aux imprévus. Au moins, vous aurez une porte de secours que vous serez bien content de trouver en cas de pépin de dernière minute. Dégainez la calculatrice, et sortez le Thalès qui est en vous.

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